ডেটা এন্ট্রি করা

নবম-দশম শ্রেণি (দাখিল) - তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি - ডেটাবেজ-এর ব্যবহার | | NCTB BOOK

ডেটাশিট ভিউয়ে টেবিলের প্রথম ফিল্ডটি সিলেক্টেড থাকবে। না থাকলে সিলেক্ট করে নিতে হবে এবং ওয়ার্ড প্রসেসিংয়ের সাধারণ নিয়মে টাইপ করে টেবিলে ডেটা এন্ট্রি বা তথ্য সন্নিবেশিত করার কাজ সম্পন্ন করতে হবে। ডেটা এন্ট্রির শুরুতেই ফন্ট, ফন্টের আকার ইত্যাদি নির্ধারণ করে নেওয়া যেতে পারে। না হলে ডেটা এন্ট্রির যেকোনো সময় ফন্ট, ফন্টের আকার ইত্যাদি নির্ধারণ করে নেওয়া যায় ।

এক ফিল্ডের ডেটা টাইপ করা হয়ে গেলে কীবোর্ডের ট্যাব বোতামে চাপ দিলে কার্সর পরবর্তী ফিল্ডে চলে যাবে। সর্বশেষ ফিল্ডের ডেটা টাইপ করে কীবোর্ডের ট্যাব বোতামে চাপ দিলে কার্সর পরবর্তী রেকর্ডের প্রথম ফিল্ডে চলে আসবে। একই নিয়মে একটি টেবিল বা ডেটাবেজ তৈরির কাজ সম্পন্ন করতে হবে।
মনে রাখতে হবে, কাজ করার সময় কিছুক্ষণ পর পর সংরক্ষণ করতে হবে। Save বা সংরক্ষণ করার জন্য অফিস বোতামের ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Save কমান্ড দিয়ে বা Save আইকন ক্লিক করে বা কীবোর্ডের Ctrl বোতাম চেপে রেখে S বোতামে চাপ দিয়ে সংরক্ষণের কাজ করতে হবে।

বর্ণিত নিয়মে উপরের ডেটাবেজ টেবিল তৈরি করা যেতে পারে ।

অক্ষরের আকার-আকৃতি পরিবর্তন
অক্ষরের আকার-আকৃতি পরিবর্তনের জন্য টেবিলের যেকোনো ঘরে ইনসার্সন পয়েন্টার রেখে ফন্টের আকার- আকৃতি পরিবর্তন করলে সম্পূর্ণ টেবিলের অক্ষরের আকার-আকৃতি পরিবর্তিত হয়ে যাবে। বিচ্ছিন্নভাবে কোনো একটি ঘরের অক্ষরের আকার-আকৃতি পরিবর্তন করা যাবে না ।

বানান সংশোধন
বানান সংশোধনের জন্য যে ঘরের লেখার বানান সংশোধন করতে হবে সেই ঘরে ক্লিক করলে ওই ঘরে ইনসার্সন পয়েন্টার বসে যাবে। বানান সংশোধনের সাধারণ নিয়মে টাইপ করে বানান সংশোধনের কাজ
করতে হবে।

ডেটাবেজ ফাইল বন্ধ করা ও খোলা
একটি ডেটাবেজ ফাইলে তথ্য সন্নিবেশিত করা, ভুল সংশোধন করা এবং অন্যান্য সম্পাদনার কাজ একবারে করা সম্ভব হয় না, বিশেষ করে তথ্যের পরিমাণ যদি বেশি হয়। কাজেই, একবারে যতটুকু কাজ করা যায়, ততটুকু কাজ করে ফাইলটি সেভ করে বন্ধ করে রাখতে হয়। পরে আবার ওই ফাইল খুলে বাকি কাজ শুরু করতে হয়।
বন্ধ করে রাখা ফাইল খোলার জন্য-

১. ওই ফাইলটি যে ফোল্ডারে আছে সেই ফোল্ডারে যেতে হবে।
২. ফাইলের উপর ক্লিক করে সিলেক্ট করতে হবে।
৩. উপরের মেনু বার-এ Open বোতামে ক্লিক করলে ডাটাবেজ ফাইলটি খুলে যাবে।
৪. বাম দিকে Table লেখার উপর ডবল ক্লিক করলে ডেটাবেজ হিসেবে তৈরি করা Table খুলে যাবে।

এ অবস্থান থেকে পরবর্তী পর্যায়ের কাজ শুরু করতে হবে।

টেবিলে নতুন ফিল্ড বা কলাম যোগ করা
ডেটাবেজ টেবিলে নতুন ফিল্ড যোগ করার জন্য-
১. View আইকন ক্লিক করে বা ভিউ ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে Design View সিলেক্ট করলে Design View উইন্ডো আসবে।
২. এ উইন্ডোতে বর্তমান ফিল্ডগুলোর নাম দেখা যাবে। যে অবস্থানে নতুন ফিল্ড তৈরি করতে হবে তার নিচের ফিল্ডে ক্লিক করে ইনসার্শন পয়েন্টার বসাতে হবে।
৩. Design মেনুতে ক্লিক করলে ডিজাইন মেনুর রিবন উন্মোচিত হবে। এ রিবনে Insert Rows-এ ক্লিক করলে ইনসার্সন পয়েন্টার বিশিষ্ট ঘরের উপরে একটি শূন্য ফিল্ড যুক্ত হবে
৪. নতুন ফিল্ডের নাম, ধরা যাক, পুরুষ/মহিলা (Male/ Female) টাইপ করতে হবে । - View আইকন ক্লিক করলে বা ভিউ ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে Datasheet View কমান্ড সিলেক্ট করলে সেভ করার জন্য বার্তা আসবে। বার্তা বক্সের Yes বোতামে ক্লিক করতে হবে। ডেটাশিট উইন্ডোতে ফিরে গিয়ে দেখা যাবে পুরুষ / মহিলা (Male/ Female) নামে একটি নতুন শূন্য ফিল্ড যুক্ত হয়েছে। ফিল্মটি পূরণ করতে হবে ।

ফিল্ড বা কলাম বাতিল করা
অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড বাতিল করার জন্য-
১. ফিল্মটি সিলেক্ট করতে হবে। ফিল্ডের উপর ইনসার্সন পয়েন্টার স্থাপন করলে ইনসার্শন পয়েন্টারটি নিম্নমুখী তীরে রূপান্তরিত হবে। এ অবস্থায় ক্লিক করলে পুরো কলাম সিলেক্টেড হয়ে যাবে।
২. Home মেনু বা ডেটাশিট মেনুর রিবনে Delete আইকন ক্লিক করলে ফিল্ডসহ পুরো কলাম বাতিল হয়ে যাবে।
বাতিলের কমান্ড কার্যকর হওয়ার আগে সতর্কতাসূচক বার্তা আসবে। বার্তাবক্সে 'হ্যাঁ' সূচক (Yes) বোতামে ক্লিক করলে সিলেক্ট করা ফিল্ম স্থায়ীভাবে বাতিল হয়ে যাবে। একবার বাতিল হয়ে গেলে আর Undo করা যায় না।

রেকর্ড বা সারি বাতিল করা
রেকর্ড বা সারি (Row) বাতিল করার জন্য-
১. ওই রেকর্ড বা সারি সিলেক্ট করতে হবে। সারির বাম পাশে ইনসার্শন পয়েন্টারে ক্লিক করলে পুরো সারি সিলেক্টেড হবে।

২. Home মেনুর রিবনে Delete আইকন ক্লিক করলে কমান্ড কার্যকর হওয়ার আগে সতর্কতাসূচক বার্তা আসবে।
৩. বার্তাবক্সে 'হ্যাঁ' সূচক Yes বোতামে ক্লিক করলে সিলেক্ট করা রেকর্ড বা সারি স্থায়ীভাবে বাতিল হয়ে যাবে। একবার বাতিল হয়ে গেলে আর Undo করা যায় না।

Content added By